Гайд: как правильно составить e-mail с просьбой

Поэтому привлечь их внимание — это еще та задачка. В блоге 99U мы нашли интересный гайд из 8 пунктов, которые помогут вам добиться успеха в деле почтовых коммуникаций.

Шаг 1: Помогите адресату сказать «Да»

Очень часто люди пишут письма, в которых крайне неконкретно излагают, чего им собственно нужно. Например, буквально на днях, по следам нашего поста про черные SEO-тактики в исполнении крупных компаний, нам написал некий иностранный исследователь, который хотел какой-то коллаборации.

Какое действие должно вызывать это письмо? Добавить ссылку в старый пост, создать новый текст по исследованию, взять интервью у его авторов или что-то еще? Как выяснилось в дальнейшей переписке, авторы хотели, чтобы ссылка на их работу (к слову, не такую уж интересную) была вставлена в наш предыдущий пост.

Это хороший пример того, как лучше не делать — если вы хотите, чтобы человек потратил время на ответ вам, то лучше облегчите его задачу и четко дайте понять, что он должен сделать. В идеале он должен иметь возможность в ответ написать простое «Да» без всяких дальнейших обсуждений. Если такое письмо у вас не вышло — перепишите его.

Шаг 2: Тема письма должна быть интересной

Сочинение хорошей темы для письма сродни придумыванию яркого заголовка к тексту. Если вы пишете письмо кому-то незнакомого, то самое главное — нащупать баланс между прямотой и интересностью.

Например, в случае, если письмо — это приглашение на конференцию, можно написать в теме что-то типа «Джессика + конференция «99U» от Behance?». Тут все просто — упоминание имени делает разговор более персональным, упоминание крупного бренда типа Behance повышает шансы привлечь внимание, а знак вопроса вносит некую интригу.

Тут важно помнить, что, несмотря на всю важность четкости и ясности, нельзя настолько все упрощать, чтобы человек мог отказать вам только на основе темы письма. Например, если вы зовете человека выступить на мероприятии, то следует за версту обходить темы типа «Приглашаем вас выступить на конференции» или «Возможность выступления», потому что так появляется возможность сразу расценить предложение как неинтересное. Хотя мнение человека вполне может стать другим, если он дочитает письмо.

Шаг 3: Убедите собеседника

«Какое мне дело?» — вот главный вопрос, возникающий в голове человека, который получил письмо от очередного незнакомца. Вот почему так важно доказать, что вы стоите внимания. Покажите адресату, чем отличаетесь от других, почему на вас нужно потратить время.

Когда парни из 99.com пишут кому-то насчет совместных проектов, то упоминают статистические показатели своего издания: трафик, число просмотров, общий охват аудитории. Если речь идет о каком-то мероприятии, неплохо рассказать о его аудитории и упомянуть звездных спикеров.

Если вам похвастать особенно нечем, то можно попробовать зайти с другой стороны. Покажите собеседнику, что он вам крайне интересен и что вы давно следите за его творчеством/карьерой/исследованиями, читаете посты в его блоге и т.д. В конце концов, такое внимание всем будет приятно.

Шаг 4: Будьте предельно точны и конкретны

Никогда не стоит рассчитывать на то, что весь ваш имейл будет прочитан до конца. Это значит, что просто необходимо в первом же (ну максимум, во втором) предложении четко разъяснить цель послания.

Бывает, конечно, и так, что то, о чем вы хотите поговорить, в пару предложений никак не впихнуть. В таком случае, ничего не остается, кроме как писать больше текста, — но учитывая тот факт, что читать его будут наискосок в лучшем случае. Это значит, что без выделений болдом, буллитов и прочего оформления, позволяющего понять смысл письма при беглом просмотре, просто не обойтись.

Если нужно обязательно дать какую-то предысторию к просьбе, то можно обрисовать ее в первом абзаце, а второй начать с выделенного жирным шрифтом слова «Предложение:». Если вы что-то предлагает или просите, то какой смысл ходить вокруг да около?

Шаг 5: Если это возможно, установите дедлайн

Часто люди стесняются устанавливать сроки в своих email-обращениях, особенно если пишут незнакомым людям. Конечно, наглеть не стоит, но в целом дедлайны — отличный инструмент. Многие их, на самом деле, любят.

Учтите, что человек, которому вы пишете, наверняка получает кучу писем. И все они делятся на две категории: 1) вещи, которые ему нужно сделать обязательно и 2) вещи, которые он может сделать, если будет время. Ваше письмо, наверняка, попадает во вторую группу. Поэтому крайне важно дать человеку понять, когда от него нужен ответ. Другими словами, надо сделать все возможное,чтобы получатель понял задачу, определил ее приоритет и мысленно занес в календарь.

Шаг 6: Будьте интересными и заинтересованными

На самом базовом уровне это значит, что никогда не нужно отправлять шаблонные письма. Если вы хотите, чтобы кто-то потратил свое время и силы на сочинение ответа вам, потрудитесь и сами, чтобы убедить собеседника, что вы вообще знаете, кто он такой

Это не значит, что надо льстить и восхвалять адресата, нужно просто говорить как живой человек и обращаться к живому человеку. Неплохо и подчеркнуть, почему вы заинтересовались именно этим адресатом. Также неплохо и отметить, почему он должен заинтересоваться вами. Попробуйте выделиться и сказать что-нибудь забавное, важное или умное — в идеале лучше совместить это все в одном письме.

Шаг 7: Никогда, черт возьми, не используйте слово «синергия»

Напишете в письме что-то типа «синергия» — будьте уверены, булшит-детектор в голове вашего адресата сработает моментально. Ни один стоящий собеседник не станет говорить об объединении усилий и достижении синергии. Письма, написанные таким языком, означают, что человек, который их сочинил, недостаточно хорошо продумал свою просьбу, чтобы предложить что-то конкретное.

Чтобы увеличить вероятность получения ответа, хорошенько подумайте, чего и зачем вы хотите от конкретного человека — и ясным языком изложите это. Иначе ваше письмо будет простой тратой времени.

Шаг 8: Проверьте, как ваше письмо выглядит на телефоне

Наверняка, почти все свои важные письма с просьбами вы пишите на десктопе. И вот тут неплохо бы подумать о том, что ваш адресат запросто может читать письмо с телефона. И то, что выглядит более-менее на десктопе, на экране смартфона может казаться просто «Войной и миром».

Даже если вы считаете, что ваше послание соответствует четвертому пункту этого поста, лучше все же поглядите на письмо с айфона. Вполне вероятно, что его можно еще слегка подсократить без потери смысла.