Я не просто координирую команды, я создаю мероприятие с нуля"

В Казани стартует международный саммит БРИКС, в котором примут участие руководители и представители десятков стран от России и Китая до Ирана и Саудовской Аравии. Саммит и подготовка к нему включают более двухсот мероприятий, которые организовал фонд Росконгресс, где начинала свой путь и успешно развивала свою карьеру Екатерина Сагадиева – опытный организатор международных конгрессов и форумов, которая сыграла важную роль в проведении крупных мероприятий в России, таких как саммиты АТЭС, G20, ПМЭФ, ВЭФ, и Всемирный фестиваль молодежи и студентов. Екатерина курировала работу волонтерских корпусов и выступала ивент-продюсером, отвечая за все аспекты организации и проведения мероприятий, начиная с разработки концепции и заканчивая координацией всех служб и ресурсов. Как организовать большое мероприятие, и как менялся подход к их проведению Екатерина рассказала в интервью нашей редакции.

Екатерина, вы были организатором саммита АТЭС в 2012 году, сегодня Россия проводит саммит БРИКС в Казани. Как за 10 с лишним лет изменился подход к организации столь крупных событий международного уровня?

Организация крупных международных событий, таких как саммит АТЭС в 2012 году и нынешний саммит БРИКС в Казани, имеет много общих черт, но за прошедшее десятилетие подходы изменились значительно. Одним из ключевых факторов изменений стало развитие технологий. В 2012 году мы только начали внедрять цифровые инструменты для управления командами, волонтерами и логистикой, а сейчас использование CRM-систем, систем мониторинга и управления потоками участников стало неотъемлемой частью любого крупного мероприятия. Например, на саммите БРИКС уже используются более продвинутые цифровые платформы для координации всех процессов, начиная с регистрации участников и заканчивая их логистикой и безопасностью.

Также изменилась роль волонтеров и персонала. Сегодня отбор и обучение стали гораздо более структурированными и основанными на четких требованиях. Мы уже не просто обучаем волонтеров общим правилам, но предоставляем им конкретные инструменты для выполнения задач, включая тренинги по межкультурной коммуникации и протоколу.

Еще одно ключевое отличие — это подход к безопасности и конфиденциальности данных. На АТЭС 2012 мы уже начали обращать внимание на эти аспекты, но сейчас они вышли на совершенно новый уровень. Сегодня в условиях растущих киберугроз мероприятия такого масштаба требуют усиленной защиты не только физической безопасности, но и цифровой. Это включает в себя все: от защиты данных участников до предотвращения возможных кибератак.

Вы стоите за организацией самых масштабных международных форумов в России, таких как Петербургский международный экономический форум и Всемирный фестиваль молодежи и студентов, проходивший в Сочи. А как началась ваша карьера в этой сфере, и что стало поворотным моментом?

Моя карьера в организации мероприятий началась, когда я еще была студенткой Санкт-Петербургского государственного университета и участвовала в качестве волонтера на Петербургском международном экономическом форуме. Это был мой первый опыт работы на крупном мероприятии, и уже тогда я поняла, что это именно то, чем я хочу заниматься. Организация мероприятий — это не только возможность координировать людей, но и создание уникальной атмосферы, где каждая деталь имеет значение.

И все-таки поворотным моментом в моей карьере стал саммит АТЭС 2012, проходивший во Владивостоке, где я возглавила волонтерский корпус. Это был грандиозный проект, который открыл мне двери в мир международных форумов. Мы не только управляли волонтерами, но и обеспечивали логистику, регистрацию, встречу иностранных делегаций — вся структура мероприятия зависела от нашей работы. Этот опыт стал основой для моих дальнейших успехов.

На мероприятиях вы выступаете не только координатором, но также ивент-продюсером, специалистом, который создает мероприятие с нуля. В чем заключаются ключевые моменты вашей работы?

Как продюсер я отвечаю за все этапы организации мероприятия — от разработки концепции и программы до реализации всех процессов. Это очень важно, потому что, когда ты создаешь событие с нуля, ты должен учитывать тысячи мелочей: от того, как будут двигаться делегации по площадке, до того, какая атмосфера будет царить на сцене.

Один из ключевых моментов — это работа с людьми. Каждое крупное международное мероприятие — это тысячи участников, волонтеров, сотрудников, каждый из которых выполняет свою функцию. Моя задача — не только создать программу мероприятия, но и обеспечить, чтобы все процессы были слажены и работали как единый механизм. Это требует не только организационных навыков, но и умения мотивировать команду, создавать благоприятную атмосферу для работы.

Учитывая ваш опыт работы на международных мероприятиях таких как Евразийский женский форум и крупнейшего события мировой туристической индустрии Генеральной Ассамблеи UNWTO, с какими вызовами вы сталкивались при работе с делегациями из разных стран? Все-таки вам приходилось встречать первых лиц государств.

Работа с международными делегациями — это всегда сложная и ответственная задача. Каждый участник, будь то глава государства или представитель бизнеса, требует особого подхода. Важно учитывать культурные различия, протоколы, ожидания. Например, в разных странах могут быть разные требования к безопасности, логистике, даже к приветственным речам.

На саммитах G20, АТЭС, ПМЭФ и других крупных международных мероприятиях мы всегда разрабатывали специальные программы подготовки для волонтеров, чтобы они могли уверенно взаимодействовать с участниками из разных стран. Мы обучали их особенностям протокола, правилам общения, а также межкультурной коммуникации. Это позволило создавать команды, которые могли эффективно работать с любыми делегациями.

Кроме того, нужно помнить, что каждая делегация приезжает со своим набором ожиданий и требований. Наша задача — обеспечить максимальный комфорт для всех участников и сделать так, чтобы мероприятие прошло без сбоев. Это требует постоянного контроля и гибкости в принятии решений.

Вы огромное внимание уделяете командное работе. Как вам удается поддерживать мотивацию и слаженность в таких больших коллективах?

Один из ключевых моментов в управлении большими командами — это создание атмосферы доверия и взаимоуважения. Когда каждый член команды чувствует себя частью большого процесса, это мотивирует работать с полной отдачей. Я всегда стараюсь создать такую атмосферу, где каждый понимает, что его вклад важен и что без него успех мероприятия невозможен.

Для этого мы разрабатываем программы мотивации, проводим тренинги, где учим людей работать в стрессовых условиях, быстро адаптироваться к изменениям. Важно, чтобы каждый чувствовал, что он не один, что за ним стоит команда, на которую можно положиться.

Регулярная обратная связь также играет огромную роль. Мы не просто даем задания и ждем их выполнения. Мы постоянно находимся на связи с командой, обсуждаем возникающие сложности и находим решения вместе. Это создает ощущение общности и помогает избежать выгорания, которое часто случается на таких крупных мероприятиях.

Международные форму и саммиты — это тысячи, а иногда и десятки тысяч участников, как в случае с проведением Всемирного фестиваля молодежи и студентов, и организация требует максимальной вовлеченности с вашей стороны. А если мероприятие менее масштабное или даже камерное, вам проще работать или есть какие-то подводные камни?

Подводные камни действительно есть. Чем меньше мероприятие, тем выше внимание к деталям. Если на крупном событии отдельные недочеты могут "затеряться" на фоне большого количества процессов, то на небольших встречах или конференциях каждое отклонение сразу становится заметным. Здесь важны персонализированный подход, внимание к каждому участнику и создание атмосферы уюта и эксклюзивности. Кроме того, небольшие мероприятия часто требуют большей гибкости и креативности. Если на международных форумах есть четкие протоколы и стандарты, то на камерных событиях нередко возникают новые вызовы и нестандартные задачи, которые нужно решать на месте. Это требует от команды быстрой адаптации и способности работать в условиях неопределенности. Так что можно сказать, что масштаб — не главный фактор, определяющий сложность работы. Каждый проект уникален по-своему, и каждый требует тщательной подготовки и полной вовлеченности.

Какие личностные качества помогли вам достичь успехов в карьере и какими качествами нужно обладать, чтобы начинающему специалисту стать ивент-гуру?

Для успеха в организации мероприятий важны несколько качеств. Прежде всего, это хорошие коммуникативные навыки, которые помогают налаживать связи с командами и партнерами. Важна и эмпатия — умение понимать потребности людей и выстраивать доверительные отношения. Кроме того, нужна гибкость и стрессоустойчивость, чтобы быстро реагировать на непредвиденные ситуации. Организованность и внимание к деталям помогают держать все под контролем, а креативность позволяет находить нестандартные решения. Для начинающих важно активно практиковаться, быть открытыми к новым знаниям и строить профессиональные связи.