Организация PR-мероприятий в ОАЭ

Предоставляя PR-услуги своим клиентам, мы часто организуем разного рода мероприятия:пресс-конференции, круглые столы, воркшопы или масштабные фестивали. И для большого, и для маленького мероприятия важно одно: как провести его эффективно и с пользой для клиента, при этом с наименьшим стрессом и потерями для себя.

Реализация таких задач для иностранных клиентов еще интереснее - работа на зарубежном рынке повышает вероятность «наступания на грабли» в разы. Другой менталитет, другая специфика работы, другие правила игры, да и просто-напросто другие законы. Как же выжить в такой ситуации и при этом показать себя с хорошей стороны?

Я не изобрету велосипед относительно того, как правильно организовывать мероприятия, отнюдь! Но если вам придется работать с рынком ОАЭ, то, возможно, какие-то из этих заметок и наблюдений из жизни окажутся вам полезными.

• Организовывая мероприятия в Дубае, нужно помнить, что это один из крупнейших деловых центров, где каждый день происходят не то что сотни, а тысячи больших и маленьких событий. Пробиться через этот информационный шум крайне сложно. Поэтому, планируя мероприятие для клиента, обязательно убедитесь, что в этот день/неделю в городе не проходит как минимум пересекающееся с вами по отрасли мероприятие/праздник/фестиваль и пр. К примеру, нам пришлось дважды переносить пресс-конференцию для клиента, и все равно она прошла на одной неделе с Международным кинофестивалем (который освещали многие СМИ) и неожиданно подтвердившимся Государственным форумом по здравоохранению (притом что наш клиент - фармацевтическая компания).

• С тем же расчетом заранее (месяца за два) бронируйте подходящий вам отель с конференц-залом. Важные моменты: близкое расположение к метро, большая парковка, желательно центр города или зона media city (квартал, где очень удобно собраны офисы многих СМИ - ТВ, газет, журналов и пр.), удаленность от строек (хотя строительство в Дубае проходит так быстро, что приехав на то же место через три недели, вы уже можете спокойно увидеть новенький, только что построенный дом и красивую развязку).

• Создайте шпаргалку или critical path - документ в формате Excel или в любом другом удобном виде с детальным перечнем задач по категориям, ответственными людьми, дедлайнам и особыми пометками. Когда нужно последовательно и без ошибок все учесть, такой to do list позволит сохранить хладнокровие и не выпить годовой запас валерьянки.

• Набросайте для представителей отеля схемы залов с нужной вам рассадкой, расстановкой звука, сервировкой фуршета, таймингом по установке и сбору оборудования пр. Когда вы организуете большое двухдневное мероприятие с часовыми семинарами, мастер-классами, воркшопами и при этом 10-минутным зазором между ними (потом не забудьте уточнить, кто же тот гений, который вам так удружил), эти схемы - единственное, что спасет вас от смерти от рук ивент-менеджера отеля.

• Спланируйте промокампанию, включая само производство материалов, а также их распространение. Важный момент: в Дубае на любую промоактивность нужно разрешение властей или соответствующих структур (распространение листовок по учреждениям или в людных местах и моллах, установка баннеров на станциях метро или опять-таки в моллах, распространение флаеров даже на территории отеля!). Поэтому запаситесь: а) терпением (хождение по госструктурам тут ничем не отличается от нашего - на бумажку № 1 нужно принести бумажку № 2 и так далее), б) временем! и в) пачкой банкнот, так как в Дубае платить нужно абсолютно за все. Не забудьте учесть эти расходы и при планировании бюджета.

• Изучите законы страны, в которой вы работаете. Неправильная парковка - штраф, распространение промо без разрешения - штраф, наличие алкоголя на мероприятии без получения лицензии на это - штраф. Проведение форума/фестиваля с привлечением большого количества людей и без утверждения программы с нужным госорганом - отмена мероприятия. Участие спикеров в мероприятии, предполагающем прибыль (например, взимание платы за вход), без оплаты этого самого участия в нужном органе - отмена спикера. Кстати, наличие DJ на мероприятии или другой развлекательной составляющей тоже должно заранее оговариваться с отелем, утверждаться и оплачиваться в соответствующих структурах.

Именно поэтому, чтобы не запутаться во всех премудростях законов, в Дубае в каждой компании введена должность PRO - менеджера, помимо всего прочего отвечающего за общение с властями и знающего все нюансы законодательной системы. Кстати, PRO - это тот же пиарщик, только еще и юрист, умеющий правильно налаживать отношения между компаниями и властями. Ну, никуда без нас!

• Внимательно изучите договор с отелем, вникните во все нюансы. Для меня был некоторой неожиданностью пункт о минимально необходимом количестве присутствующих гостей на мероприятии - не меньше 25 человек. Во-первых, планка относительно высока, во-вторых - кого интересует, сколько у меня по итогу придет гостей на мероприятие, если я плачу устраивающую отель сумму за аренду и меню? Представьте нашу панику, когда из-за дождя возникла вероятность отсутствия части журналистов.

• Тщательно пройдитесь по предлагаемому меню. Приглашая журналистов разной национальности, важно помнить о культурных и других особенностях их стран. Не подавайте свинину, когда она запрещена в стране. Или не сервируйте европейский завтрак для полностью арабской аудитории. Кстати, наличие десертов и кремовых пирожных на пресс-конференции для диабетиков тоже не сослужат вам хорошую службу.

• Уделите внимание дресс-коду участников и ваших сотрудников. Если вы проводите мероприятие (особенно крупное) совместно с властями или возможен приход арабской аудитории, позаботьтесь, чтобы юбки/платья у ваших сотрудников были на уровне или ниже колен, блузы не оголяли женские прелести, а плечи были прикрыты. Поверьте, представители танцевальной школы, одетые в платья-купальники и выступающие перед местными эмиратцами, не произведут ожидаемого фуроры. То же самое относится и к проведению comedy show. Если вдруг придется его проводить, обязательно убедитесь, что ваш ведущий находится в здравом уме и трезвой памяти, и что он не будет отпускать шутки об арабах и евреях в присутствии тех же арабов.

• Возвращаясь к традициям разных народов: 350 раз не забывайте о них в Дубае. Дома мы привыкли, что все мы одной крови и легко понимает друг друга. В ОАЭ же 90% населения - приезжие из разных стран. Не проводите laughter workshop с элементами йоги для местной публики - так как это другая культура/религия, и официально она тут вряд ли будет активно одобрена и поддержана. Или, к примеру, не устраивайте корпоративное поздравление журналистов с Рождеством и Новым годом, когда половина из них вообще не отмечает этот праздник и вежливо пережидает, когда он у вас закончится.

• Media relations. Организовывая мероприятия, помните, что журналист один, а PR-агентствв Дубае больше 100. Не планируйте тайминг мероприятия продолжительностью в 2,5 часа, когда у журналиста еще три пресс-конференции и летучка в редакции. Не звоните ему каждые 30 секунд, уточняя, придет ли он на мероприятие или нет. А то окажется, что даже жена звонит ему реже за день, чем вы за последние два часа. А если хотите подтянуть свои знания ненормативной лексики на английском и арабском языках, позвоните журналисту после обеда, когда он сдает номер, и уточните какой-то вопрос. Ну, и чтобы навеки запомниться журналисту, подготовьте релиз только на английском языке (когда арабский - официальный и широко используемый), добавьте туда побольше картинок, чтобы письмо было поувесистей, и отправьте в формате, усложняющем копирование текста. Это, конечно же, сказано больше для шутки, но, бывает, ускользают и такие моменты.

В любом случае, организация PR-мероприятий - это всегда интересный и нескучный процесс, где наступание на грабли планомерно перерастает в качественный опыт. Всех нюансов никогда не учесть, но всегда лучше быть к ним максимально готовым. Практика показывает: тщательное планирование, правильная постановка задач и распределение обязанностей, профессиональная команда и чувство юмора во всем позволят не только эффективно провести мероприятие, но и насладиться этим процессом. Удачи нам всем в этом!