Небольшие штрихи для больших впечатлений

Приводим список из 25 незначительных деталей, которые на самом деле могут серьезно повлиять на отзывы о мероприятии.

1) составьте карту здания, где будет происходить мероприятие, где будут отмечены все розетки: вашим гостям понадобится подключать и подзаряжать ноутбуки и телефоны. Подумайте, может быть, стоит предложить какому-то из спонсоров обеспечивать эти необходимые удобства.

2) Попросите самых главных спикеров и экспертов вашего мероприятия распределить свое время так, чтобы несколько из них всегда были доступны для вопросов. Также надо продумать, как сделать их хорошо заметными. Например, на мероприятиях HubSpot представители компании всегда носят приметные оранжевые спортивные костюмы. У людей всегда много вопросов. Если упростить этот процесс, люди будут охотнее обращаться, получат больше информации.

3) Вложите в пресс-пакет карту с близлежащими местами, где можно поесть и отдохнуть, координатами такси и служб срочного вызова. Многие приедут на ваше мероприятие из другого города, и будут благодарны, если вы поможете им сориентироваться.

4) Или же, вы можете попросить сделать это персонал гостиницы. На гостей такое приветствие произведет впечатление пятизвездочного отеля.

5) Убедитесь, что на месте проведения мероприятия хорошо работает сотовая связь. Кажется очевидным, не так ли? Однако сейчас это становится все более важным: ваши гости будут писать в твиттер, в блоги, писать смс постоянно. Перебои в сотовой связи оставят очень плохое впечатление.

6) На всех мероприятиях раздают пакеты, полные брошюр, листовок - которые обычно выкидываются - и еще брендированную ручку, или кружку. Подумайте о том, чтобы в пакете оказалось что-то действительно нужное вашим гостям. Например, зарядники для мобильных телефонов, блокноты для записей, или что-то еще, что люди с радостью будут использовать во время вашего мероприятия.

7) Отведите специальное место где люди могут отдохнуть, проверить почту, позвонить. Не пускайте спонсоров в это место, это должна быть безопасная зона, где люди отдыхают от событий. Если вы поступите таким образом, люди не будут уходить с вашего мероприятия от усталости, или от того что у них заболела голова. Они отдохнут у вас же, и вернутся к мероприятию.

8) Убедитесь, что у вас хорошее беспроводное соединение, и имейте на подхвате команду технических специалистов. Интернет должен быть бесплатным, простым в настройке, и пароли и логины для соединения необходимо раздавать гостям сразу же. Плюс, любой человек из персонала вашего мероприятия должен владеть этой информацией и ответить на вопрос любого гостя.

9) И кстати о владении информацией. Хорошо подготовьте ваших сотрудников, чтобы на самые распространенные организационные вопросы они могли ответить быстро и точно, не обращаясь к базам данных и другим ресурсам. Самые распространенные вопросы легко спрогнозировать - где находится какая комната, когда и где проходят какие заседания, кто и где выступает, где находятся туалеты и комнаты отдыха, как получить доступ к беспроводной сети. Также у сотрудников должны быть карты мероприятия и расписание текущего дня, для всех, кто потерял свой экземпляр.

10) Разместите знаки, указывающие направление к зонам, где можно поесть, комнатам отдыха, туалетам, бюро информации. Их должно быть хорошо видно.

11) Если вы проводите мероприятия регулярно, скажем, раз в год, объявляйте даты проведения и тематику мероприятия будущего года, и организуйте место, где люди смогут сразу записаться.

12) Продумайте разницу в нагрудных табличках. Они могут различаться дизайном, цветом, специальными пометками, но необходимо, чтобы можно было с первого взгляда отличить гостя, спонсора, VIP-гостя, партнера. Это значительно облегчит взаимодействие.

13) Обеспечьте возможность вашим гостям унести с собой воспоминания о мероприятии. Например, установите кабинки моментальной фотографии: люди любят фотографироваться.

14) Освещение играет очень важную роль в восприятии происходящего. Продумайте этот вопрос, чтобы освещение отличалось в комнатах с разным назначением. Во время заседаний нужен нормальный свет, чтобы люди могли делать пометки. Во время вечеринок и ужинов свет лучше сделать приглушенным, для романтической и расслабленной атмосферы. Во время самых важных сессий, когда нужно немного подогреть аудиторию, включите мигающий свет.

15) Маркетологи любят фидбек! Спросите гостей, что бы они хотели видеть на следующем мероприятии. Особенно спрашивайте тех, кто уже записался в участники.

16) Собирайте фидбек сразу после сессии, не ждите конца дня. Люди могут забыть какие-то детали, какие-то свои идеи, эмоции будут смазаны.

17) Ваше мероприятие должно течь, струиться. Это вроде бы еще один размытый маркетинговый термин, но на самом деле смысл его довольно прост. Не размещайте два следующих друг за другом мероприятия в разных концах здания. У буфета должен быть не один вход и не один выход. Размещайте все ключевые события поближе друг к другу, чтобы гостям не приходилось бегать от сессии к сессии.

18) Будьте мобильными. Если позволяют ресурсы, можно разработать специальное мобильное приложение, через которое человек сможет получить доступ к расписанию, личным пометкам, и так далее. Или просто оптимизируйте ваш сайт под мобильные телефоны.

19) Пусть на сайте появляются все новости, в режиме реального времени. Кто сейчас выступает на какой сессии, какие изменения происходят.