АВС-анализ: методика проведения

Анализ ABC - это способ ресурсного исследования, заключающийся в разделении продукции на категории A, B и C, составляющие в структуре продаж 80, 15 и 5% соответственно, и предполагающий различные подходы к управлению этими товарными группами. ABC-анализ используется также для ранжирования клиентов.

Эволюция метода

В нашей компании процедура проведения АВС-анализа на первых порах носила коллегиально-совещательный характер: сотрудники разных подразделений, исходя из собственного видения ситуации, относили товары к категориям А, В и С. При этом интересы отделов зачастую сталкивались, анализ получался сугубо субъективным и к тому же не позволял должным образом изучить весь товарный ряд - необходимо было сформулировать однозначные, понятные правила организации подобного исследования.

За основу планировалось взять стандартную схему деления товаров с помощью матрицы АВС-XYZ. Однако полученные таким образом результаты не проясняли самого главного: на закупках каких товаров можно безболезненно экономить, уделяя им меньше внимания; приобретение какой продукции требует неусыпного контроля; во что следует вкладывать деньги в первую очередь и т. д.

Кроме того, необходимо было получить ответы на другие насущные вопросы:

• как выявить так называемые сопутствующие товары - недорогую продукцию с минимальными наценками, необходимую для продажи товаров группы А? Согласно АВС-XYZ-анализу такие позиции определялись бы как продукция категории В или даже С;
• как определить высокодоходные, уникальные товары, которые в силу ограниченного спроса лучше привозить только по заказу конкретных клиентов и которые могли бы войти в группу А;
• как выделить неликвидные товары, от которых нужно избавляться (в матрице АВС-XYZ они классифицировались бы как СС и составляли бы одну группу с малодоходной, но необходимой компании продукцией)?

Вывод напрашивался сам собой: схема ранжирования должна учитывать большее количество параметров, нежели только доходность товара и стабильность его продаж. Поэтому дополнительно были изучены объем выбытия товара и количество его отгрузок. Следует заметить, что в нашем случае речь идет о четырех категориях товаров, определяемых АВС-анализом:

• продукции категории А, приносящей основной доход;
• товарах категории В, менее востребованных, но присутствующих в складской программе;
• продукции категории С, заказываемой в соответствии с конкретными пожеланиями клиентов. Товары этой группы в совокупности приносят ощутимый доход и игнорировать их ни в коем случае нельзя;
• неликвидах - невостребованной продукции, которая не приносит доход и замораживает оборотные средства компании.

Существует еще несколько категорий товаров, таких как "Новинки" и "Ключевые позиции", но они формируются за рамками АВС-анализа и поэтому рассматриваться в настоящей статье не будут.

Итак, были выбраны нижеперечисленные характеристики товаров со следующими возможными значениями (см. таблицу).

Характеристика Возможные значения
Коэффициент вариации А, В, С
Доход А, В, С, О
Объем выбытия А, В, С, О
Количество отгрузок А, В, С, О

Таким образом, для каждого товара была получена комбинация из четырех букв, например ВСАА или АААС. В АВС-XYZ-матрице товары классифицируются точно так же, но имеют меньшее количество признаков. Для каждого буквенного индекса (а всего их получилось 192) была предусмотрена некоторая договоренность, регламентирующая отношение к товару с точки зрения управления запасами. При выработке этих соглашений во главу угла ставилось количество отгрузок: даже если товар не приносит ощутимого дохода, но отгружается часто, значит, наши заказчики всегда рассчитывают найти на складе данную продукцию. Отсутствие товара влечет за собой неудовлетворенный спрос, понижение качества обслуживания и, возможно, потерю клиентов. Даже если показатель доходности средний, это скорее повод задуматься о возможностях повышения наценки на товар в силу его востребованности, нежели причина отнести его, например, к категории В.
     Следующей по значимости характеристикой будем считать доход, поскольку извлечение прибыли является основной задачей не только торговой компании, но и любой коммерческой организации; затем - объемы выбытия. Коэффициент вариации рассматривается скорее как информационный параметр, сигнализирующий о возможных трудностях при планировании продаж. Но для защиты от серьезных ошибок в прогнозах можно воспользоваться различными специализированными механизмами (такими, например, как увеличение страховых запасов), а исключение из анализа товара, продажи которого подвержены большим колебаниям, чревато игнорированием продукции, которая в действительности может принести предприятию ощутимую прибыль.

Практическое применение

Рассмотрим несколько примеров. Товары с комбинацией ВААА однозначно рассматриваются как часто отгружаемая, высокодоходная продукция со значительными объемами выбытия. Относим ее к категории А, составляем прогнозы продаж, разрабатываем детальные планы закупок, устанавливаем страховые запасы и проводим прочие мероприятия по постоянному обеспечению запаса на складе.
Товар ВВВА - часто отгружаемую продукцию со средними показателями по доходу и объемам выбытия - мы все равно относим к категории А и рассматриваем возможности увеличения доходов и темпов продаж.

Товар ВААС отгружается очень редко, но, поскольку показатели дохода и объемов выбытия высоки, речь идет о дорогой продукции со значительной наценкой. Чтобы не замораживать деньги, относим данный товар к категории С и привозим под конкретные заказы, а не храним на складе. В случае если спрос на продукт начнет расти, частота отгрузок увеличится и при проведении очередного АВС-анализа он получит индекс ВААВ или даже АААВ; по существующим договоренностям такой товар будет отнесен к группе В, что повлечет за собой формирование на складе некоторого запаса и своевременное удовлетворение спроса.

Номенклатурная позиция с комбинацией СССА - это недорогая, малодоходная и востребованная продукция. Отнести ее следует к категории А, поскольку, во-первых, клиенты рассчитывают на постоянное наличие такого товара на складе, а во-вторых, покупают его, как правило, в дополнение к самым высокодоходным продуктам. Отсутствие незначительных на первый взгляд сопутствующих товаров может стать причиной снижения продаж высокодоходных позиций: заглушка стоимостью в несколько рублей приобретается в дополнение к трубам, которые однозначно являются товаром категории А, и, если на складе не окажется заглушек, покупатели останутся недовольны, что может повлечь за собой проблемы с продажей труб. Предположим, клиент согласился приехать на склад еще раз, но в этом случае временные затраты менеджера отдела продаж, работников склада и других участвующих в процессе лиц придется квалифицировать как необоснованные.

Если же характеристики товара сложились в цепочку С0СС или С000, это означает, что данная продукция почти не востребована и не приносит никакого дохода (в первом случае) или вовсе не продается (во втором). В нашей компании подобные товары переходят в категорию "Неликвиды": их закупки прекращаются, а имеющиеся запасы распродаются. Конечно, в случае поступления конкретных заказов от клиентов продукт будет привезен в нужном количестве, но на складе свободные запасы создаваться не будут. Теоретически подобный подход таит в себе опасность того, что все большее количество товаров будет попадать в разряд неликвидов: какая-то из номенклатурных позиций всегда демонстрирует самые плохие показатели, искусственно сокращая таким образом ассортимент. На практике, однако, избавиться от неликвидного товара не так просто. Этот процесс занимает длительное время, поэтому при условии ограничения закупок подобной продукции состав категории не претерпевает значительного изменения при очередной процедуре АВС-анализа. Кроме того, ассортимент компании постоянно пополняется новинками, поэтому исключение товаров из складской программы происходит постепенно, эволюционным путем.

Критерии ранжирования

Остановимся подробнее на характеристиках товара и их возможных значениях.

• Для коэффициента вариации V действует следующее правило:
  
     А: V " 0-60%;
     B: V = 60-100%;
     C: V " 100%.
  
  Рекомендуемое в литературе правило, согласно которому
  
     А: V = 0-10%;
     В: V = 10-25%;
     С: V " 25%,
  
  подходит для производственного предприятия со стабильными темпами потребления запасов; если же компания занимается оптовой торговлей, колебания в сфере сбыта запасов будут значительно больше. Границы 60 и 100% были установлены эмпирическим путем, но никакие аргументы против данного предложения высказаны до сих пор не были.
• Показатели А, В и С по доходности определяются как соотношение 80/15/5%, при этом было введено дополнительное значение (0), присваиваемое товару в случае, если дохода он не приносит или даже является убыточным.
• Объем выбытия рассчитывается не в штуках, а в рублях - по себестоимости товара. Анализируя его стоимость при продаже, можно исказить картину, поскольку наценки на продукцию не одинаковы. Значения А, В и С определяются как соотношение 80/15/5%, значение 0 присваивается неликвидному товару.
• Количество отгрузок измеряется по числу соответствующих документов. Конечно, в силу некоторых особенностей документооборота показатель имеет погрешность, но в целом он неплохо отражает степень востребованности товара. Кроме того, сопоставление объемов выбытия и количества отгрузок позволяет точно сказать, идет ли речь о значительном выбытии в количественном выражении или просто о продажах дорогого товара. Как и в предыдущих случаях, показатель может принимать значения А, В, С, 0. Расчет данных решено было производить по итогам работы за последние шесть месяцев. Связано это с тем, что пики продаж в нашем секторе наблюдаются в августе-сентябре и декабре: за полгода случается как подъем, так и спад. В результате краткосрочные тенденции не оказывают решающего влияния на формирование общей картины продаж, а отследить постоянное возрастание или снижение их объемов за шесть месяцев достаточно просто.

Как часто?

Даже без использования специального программного обеспечения процедура проведения АВС-анализа не занимает много времени, поэтому выполнять ее можно сколь угодно часто. В нашей компании это делается каждый месяц, и в итоге получается некая плавающая схема: данные берутся за последние полгода, как говорилось выше, что позволяет отслеживать тенденции продаж в режиме почти реального времени. При ежеквартальном проведении АВС-анализа можно упустить важный момент и, например, остаться в сезон без выгодного товара.

Пробный запуск описанной выше системы ранжирования товаров сразу же вскрыл дополнительные возможности ее использования. Маркетологи, например, пришли к выводу, что четырехбуквенные комбинации позволяют быстро и с большой степенью точности определять востребованные товары с потенциальными возможностями повышения продаж. Получить нужную выборку из полного списка товаров (11 тыс. позиций) специалист отдела маркетинга может в течение одной минуты, произведя несложные манипуляции с файлом, в котором хранятся результаты АВС-анализа.

Ранее в компании было много споров о том, какой товар считать неликвидным - тот, который не продается вовсе (в течение какого периода?), или тот, который расходится недостаточно хорошо (но что считать критерием достаточности или недостаточности?)? Комбинации С0СС и СССС указывают на то, что товар продается крайне плохо и нужно безотлагательно принимать меры, чтобы он не осел на складе мертвым грузом.

Стоит также упомянуть, что изначально категории товаров не имели четких определений. Продукция группы А определялась как "самая доходная", группы В - как "менее доходная". Размытость формулировок влекла за собой разночтения и споры, в результате которых товары иногда совершали "головокружительные" скачки из одной категории в другую. Продукты, которые следовало привозить только под заказ, могли оказаться, например, в группе А только потому, что там уже были сходные позиции. Четырехбуквенные комбинации и четкие критерии их дефиниции однозначно указывают, к какой категории следует отнести данный товар. "Новинки", "Ключевые позиции" и другие дополнительные группы также формируются по строго определенному алгоритму. В результате появилась возможность описать, в числе прочего, правила перемещения продукта из одной группы в другую. Конечно, в большинстве случаев подобные переходы осуществляются на основании результатов АВС-анализа, но некоторые ситуации требуют дополнительной проработки.

Глядя в будущее

Нынешнюю схему ранжирования продукции предполагается усовершенствовать. Изначально при выборе характеристик было непонятно, что точнее отражает степень востребованности товара: количество отгрузок или количество выписанных счетов. С одной стороны, составление документа не всегда влечет за собой отгрузку продукции, и, кроме того, иногда торговому агенту удобнее оформить несколько счетов, по которым затем будет произведено одно действие. Но, с другой стороны, если какого-то товара на складе постоянно не хватает, показатели его отгрузки при хроническом дефиците останутся на среднем уровне и продукция ошибочно попадет в категорию В или даже С.

Найти критерий, однозначно отражающий спрос на тот или иной товар, в силу определенных ограничений информационной системы долгое время не получалось; решение проблемы было отложено до появления статистики по выписанным счетам. В ближайшем будущем при проведении АВС-анализа планируется пробная замена показателя количества отгрузок на количество выписанных счетов. Возможно, поправки дадут более точное представление о предпочтениях наших клиентов.

Коэффициент вариации, рассчитываемый в рамках АВС-анализа, удобно использовать при создании плана продаж по товарам категории А. На сегодняшний день процедура составления прогноза на основании статистических данных пока не отлажена, при ее доработке весьма полезной может оказаться информация, зашифрованная в четырехбуквенном индексе.

Подводя итоги, можно сказать, что на сегодняшний момент в компании разработана удобная в использовании схема, позволяющая эффективно распределять большое количество товаров по разным категориям, обеспечивающая объективность и прозрачность данного процесса. Однозначно определенные и принятые всеми сторонами правила исключают двусмысленные трактовки и споры, дают возможность не тратя время на проведение ранжирования и обсуждение его результатов заниматься непосредственно обработкой итогов АВС-анализа. Со временем, безусловно, возникнет потребность в его модификации, но в настоящее время использование этого инструмента помогает успешно решать важные задачи и существенно экономит время целого ряда сотрудников.