Выставочные хлопоты

Поэтому отнеситесь к планированию этого мероприятия со всей ответственностью и помните:

"…Хорошо спланировано, на половину сделано…"

Весь процесс подготовки выставки можно разделить на следующие этапы:

• Определение целей участия в выставке
• Выбор выставки и планирование бюджета
• Выбор и бронирование места в выставочном комплексе
• Выбор вида застройки и концепции стенда
• Выбор мероприятий, направленных на увеличение посещаемости стенда
• Подготовка рекламных материалов и сувенирной продукции
• Подготовка менеджеров
• Организация мероприятий по приглашению бизнес-партнеров
• Обработка контактов
• Подведение итогов

Итак, первый этап - цели участия в выставке

Вы не сможете оценить эффективность какого-либо мероприятия, не зная его целей. Прежде чем подводить итоги, придется ответить на два вопроса: каковы были цели выставки и были ли они достигнуты? Поэтому, не забудьте про цели.

Вот несколько возможных вариантов целей участия:

• формирование и поддержание имиджа компании;
• завязывание новых контактов и укрепление старых;
• формирование каналов распределения;
• изучение конкурентов
• презентация продукции;
• подтверждение "присутствия" на рынке и другие.

Лучше всего, если вы сочетаете несколько целей, в этом случае эффект от участия будет значительно выше.

Второй этап - выбор выставки и планирование бюджета

Для начала необходимо определить наиболее важные выставки для вашей конкретной отрасли. В идеале, выставки планируются за год при составлении годового бюджета и плана маркетинговых мероприятий. В процессе выбора можно ориентироваться на знакомых, Интернет, справочники. Приведу несколько полезных интернет-ресурсов о выставках:

• www.exposhow.ru
• www.exhibition.ru
• www.allexpo.ru
• www.exponet.ru

Перед тем как принять решение об участии в новых выставках, необходимо их посетить. При посещении обратить внимание на оформление стендов, качество организации, маркетинговое сопровождение выставки. Возьмите выставочные буклеты, программу, внутренние СМИ.

При выборе необходимо учитывать:

Тематику → Состав участников и посетителей → Историю → Программу → Рекламный пакет организаторов → Сроки проведения

Третий этап - выбор и бронирование выставочной площади

На этом этапе вам необходимо окончательно определиться с бюджетом выставки, исходя из него - с размером стенда. Значительная часть выставочных затрат приходится на аренду площади. Конечно, чем больше площадь, тем лучше. Но это не значит, что на меньшей площади нельзя эффективно представить компанию.

Место желательно выбирать наиболее проходное (ближе к входам, выходам, конференц-залам, кафе), также учитывать потоки посетителей.

Расположение стенда может быть островное (открыто 4 стороны), полуостровное (открыто 3 стороны), угловое (открыто 2 стороны) и линейное (открыта 1 сторона). Чем больше у стенда открытых сторон, тем лучше.

Концепция стенда

Выбор концепции стенда - это очень важный этап. Ведь стенд будет представлять Вашу компанию. Он должен олицетворять цели, которые вы преследуете, участвуя в выставке, и соответствовать вашему корпоративному стилю.

Всего есть три основных вида стендов: стандартный, эксклюзивный и мобильный.

Стандартный или типовой - это стенд на основе стандартного выставочного конструктива - панели белого цвета высотой не более 2,5 м, ковровое покрытие, фризовая панель, электрооборудование, некий набор мебели и прочее. Стандартный стенд не станет эксклюзивным, если вы внесете дополнительные элементы - подвесы, витрины, стеллажи, различные элементы мобильного стенда, плакаты, нанесение дополнительных логотипов и аппликаций…

Естественно, у всех организаторов выставок свои условия, поэтому будет необходимо согласовать ваши пожелания с ними, дабы во время выставки не возникло дополнительных проблем.

Под эксклюзивным понимается стенд, для изготовления которого используются различные материалы (дерево, стекло, ДСП, пластик, ткань и пр.) и дизайнерские решения, стенды нестандартной высоты.

К эксклюзивным могут быть отнесены стенды, выполненные из выставочного конструктива, при изготовлении которых воплощены индивидуальные дизайнерские разработки и требуется изготовление выставочных конструкций нестандартного типа и размера.

Мобильный - это стенд-конструктор, который может многократно использоваться. У мобильных стендов очень много преимуществ и как всегда все зависит от ваших целей и задач.

Пятый этап - выбор мероприятий, направленных на увеличение посещаемости стенда

Существует несколько традиционных способов обеспечения посещаемости стенда. Можно крутить рекламные ролики по внутреннему выставочному радио, приглашающие посетить ваш стенд. В подкрепление к этому пустить по залу промоутеров, раздающих листовки с вашей рекламой и расположением стенда в выставочном зале.

Можно крутить видео-ролик на выставочных плазмах.

Но наиболее эффективно организовывать различные мероприятия на самом стенде, что привлекает посетителей и дает возможность сделать презентацию своей компании. Вот несколько идей: устроить конкурс или розыгрыш, параллельно пустить по залу промоутеров, раздающих приглашения; организовать фотосессию; организовать дегустацию; устроить яркое шоу (клоуны, акробаты); провести демонстрацию оборудования или делать это на протяжении всей выставке - ничто не привлекает так внимание, как работающее оборудование. Все зависит от вашей фантазии и ресурсов, которыми вы обладаете, а также специфики выставки.

Шестой этап - подготовка рекламных материалов и сувенирной продукции

Не забудьте подготовить раздаточные материалы. Что это может быть? - Все, что угодно!

Советую посещать рекламные выставки, там можно найти множество интересных идей и решений. Тем не менее, есть стандартный набор рекламной продукции, которая понадобится на выставке:

• носитель информации о компании и продукции (каталог, листовка, диск и прочее);
• визитки компании и именные (менеджерам);
• сувенирка (возможно несколько видов - для всех и VIP-персонам);
• блокнотики;
• пакетики;
• ручки и прочее.

Этот список может быть абсолютно любым.

Седьмой этап - подготовка менеджеров

Необходимо тщательно готовить менеджеров к выставке. Вы должны описать цели участия (возможно, составить конкретный план), дать справку по предполагаемой выставке (что за выставка, где находится, история, важность участия вашей компании в ней), рассказать о схеме работы, подготовить вместе презентацию продукции/услуг. Если планируется провести опрос, то нужно специально подготовить менеджеров для работы с анкетами. Важно работать сообща. Менеджер по маркетингу может очень многому научиться у менеджера по продажам и наоборот.

Лучше всего, если на выставке будет присутствовать единый корпоративный стиль в одежде. Менеджеры должны отличаться от посетителей! Ситуация, когда ваш потенциальный клиент не знает, к кому обратиться на стенде, часто становиться большим препятствием для установления контакта.

Организация мероприятий по приглашению бизнес-партнеров

Сообщать бизнес-партнерам о предстоящем мероприятии необходимо за месяц. Пригласительные билеты заказываются у организаторов выставки и совместно с отделом продаж рассылаются партнерам.

В подкрепление к этому можно написать информационное письмо и разослать его по e-mail. Для того, чтобы выявить степень заинтересованности событием, предложить в письме обратиться за дополнительной информацией в офис компании (например схема павильона).

Проанонсируйте данное событие на корпоративном сайте и в СМИ.

Обработка контактов

Необходимо сформировать список посетителей стенда, который менеджеры будут обрабатывать. Вы можете обзвонить всех, написать письмо, разослать дополнительную литературу (например каталог) - в любом случае вы должны напомнить о себе после выставки. Можно разработать специальные предложения (скидки, бонусы, подарки) для всех посетителей стенда, выставки - отличный повод позвонить и продолжить переговоры.

Подведение итогов

Вот и закончилась выставка…

Что же дальше? А дальше работа, работа и еще раз работа.

Для начала, составьте отчет по данной выставке. Полный отчет, где вы разбираете все хорошее и плохое, что понравилось, а что нет. Соберите всю информацию, которую вы получили на выставке и проанализируйте ее. Оцените:

• степень достижения поставленных целей;
• посетителей стенда;
• работу персонала на стенде;
• сам стенд.

Чем точнее были сформулированы выставочные цели и целевые показатели, тем легче оценить выгоды. Целевыми показателями могут быть заключенные контракты, розничные продажи, количество контактов, резонанс в СМИ и прочее.

Важно составлять отчет, так как в будущем будет сложно вспомнить, а что же было год назад и сравнить результаты.